Muchos centros médicos trabajan con la sensación de “estar a tope”, pero cuando llega fin de mes no hay una foto clara de qué pasó realmente: cuántos pacientes se atendieron, qué prestaciones fueron más rentables, cuánto se gastó, dónde se perdieron horas o ingresos. Todo se mezcla en la cabeza del médico, en la libreta de la recepción y en uno que otro Excel suelto.

Si quieres tomar decisiones más tranquilas —contratar a alguien, abrir un nuevo horario, invertir en equipamiento o simplemente saber si tu consulta está creciendo— necesitas mirar tus números con un mínimo de orden. No hace falta montar un sistema complejo: basta con definir qué datos son importantes, cómo verlos en reportes simples y revisarlos una vez al mes.

En esta guía te propongo 6 grupos de datos y reportes que todo centro médico, por pequeño que sea, debería revisar cada mes. Están explicados en lenguaje sencillo, con ejemplos, pero con el rigor suficiente para que puedas usarlos como base de gestión. Al final verás también cómo desde MentoresTech podemos ayudarte a montar estos reportes sin que tengas que volverte experto en tecnología.

 

1. Atenciones mensuales: cuántos pacientes estás viendo realmente

Qué datos mirar

El primer bloque es el más básico: cuántas atenciones realizaste en el mes. Aquí conviene separar al menos:

• Número total de consultas realizadas.
• Consultas de “primera vez” vs. controles.
• Consultas presenciales vs. telemedicina (si aplica).

Puede ser un reporte muy simple, pero debe salir del registro de atenciones, no de la memoria de nadie. Idealmente debería responder preguntas como: “¿cuántos pacientes distintos atendí este mes?” y “¿cuántas consultas en total se hicieron?”

 

Ejemplo práctico

Imagina que el Centro Médico Las Encinas ve este resumen mensual:

• 180 consultas totales.
• 60 primeras veces, 120 controles.
• 150 presenciales, 30 online.

Ese simple reporte ya te permite ver tendencias: si las primeras veces bajan durante varios meses seguidos, es probable que tu flujo de nuevos pacientes esté debilitándose, aunque la agenda se vea llena con controles.

 

Por qué es clave revisarlo cada mes

Sin este dato, cualquier decisión es a ciegas. Además, sirve como base para todos los demás reportes: ingresos, uso de agenda, tiempos, etc. Lo ideal es que puedas comparar mes a mes y ver si estás creciendo, manteniéndote o cayendo en número de atenciones.

 

2. Ingresos, gastos y ticket promedio: la salud económica del centro

 

Ingresos por tipo de prestación

No basta con saber cuánto “entró” a la cuenta. Es importante separar:

• Ingresos totales del mes.
• Ingresos por tipo de prestación (consulta, procedimiento, paquete, etc.).
• Medios de pago más utilizados (efectivo, transferencia, tarjeta, seguros).

Con esta información puedes ver qué servicios sostienen realmente tu centro y si estás demasiado expuesto a un solo tipo de ingreso.

 

Gastos principales y margen aproximado

También conviene agrupar los gastos en pocas categorías claras:

• Arriendo y servicios básicos.
• Sueldos y honorarios.
• Insumos médicos y farmacológicos.
• Software y servicios externos.

Con ingresos y gastos agrupados puedes calcular un margen aproximado del mes. No es un balance contable completo, pero sí una radiografía muy útil.

 

Ticket promedio: cuánto genera en promedio cada atención

Dividir tus ingresos totales entre el número de consultas te da un indicador clave: el ingreso promedio por atención. Esto ayuda a responder preguntas como:

• ¿Tiene sentido mantener ciertos horarios con tan pocas atenciones?
• ¿Vale la pena sumar un tipo de prestación con mayor valor por consulta?

En MentoresTech trabajamos mucho con este tipo de indicadores, porque permiten aterrizar conversaciones que suelen ser solo “sensaciones” en números concretos, fáciles de entender.

 

3. Agenda e inasistencias: cuánto tiempo se pierde en huecos

 

Citas agendadas vs. citas efectivamente realizadas

Otro reporte mensual imprescindible es el de uso de agenda. Lo básico es comparar:

• Número de citas agendadas.
• Número de citas realizadas.
• Número de inasistencias (sin aviso) y cancelaciones con poco tiempo.

Idealmente, también podrías ver este dato por profesional o por tipo de prestación.

 

Porcentaje de inasistencias y días más problemáticos

Convertir estos números en porcentajes te permite dimensionar el impacto. No es lo mismo tener 2 inasistencias en 50 citas (4%) que 20 en 100 (20%). Además, al revisar mes a mes puedes identificar patrones:

• ¿Hay días de la semana con más ausencias?
• ¿Ciertos horarios son más frágiles (última hora del día, por ejemplo)?
• ¿Algún profesional concentra más inasistencias que el resto?

 

Cómo usar este reporte para tomar decisiones

Con estos datos puedes evaluar introducir recordatorios por WhatsApp, ajustar horarios poco confiables, exigir confirmación previa o incluso aplicar políticas de cobro por no asistencia. La clave es que la decisión no sea “creo que faltan muchos pacientes”, sino “este mes tuvimos un 18% de inasistencias; necesitamos bajar esa cifra”.

 

4. Origen de los pacientes y tipo de demanda: de dónde viene tu flujo

 

Canales de captación

Uno de los reportes menos usados —pero más útiles— es el que muestra de dónde llegan tus pacientes. Basta con registrar, al menos, una categoría por paciente nuevo:

• Recomendación de otro paciente.
• Derivación de otro profesional o institución.
• Redes sociales / página web.
• Convenios o empresas.

Con esto puedes armar cada mes un resumen simple: qué porcentaje de pacientes nuevos viene por cada canal.

 

Tipo de consulta y motivos de atención

También es interesante ver qué tipo de problemas estás atendiendo más. No hace falta una clasificación sofisticada; puedes empezar con grandes grupos según tu especialidad. Por ejemplo, en un centro de traumatología:

• Dolor agudo / urgencias menores.
• Controles post-operatorios.
• Problemas crónicos (artrosis, lesiones deportivas, etc.).

 

Por qué este reporte te ayuda a crecer de forma inteligente

Si descubres que el 70% de tus nuevos pacientes llega por recomendación, tiene sentido potenciar la experiencia y el seguimiento, porque tu principal “motor de marketing” es el boca a boca. Si ves que casi nadie llega por tu web, tal vez ahí haya una oportunidad para trabajar contenidos y presencia digital.

En MentoresTech solemos cruzar este tipo de reportes con tus esfuerzos de comunicación para decidir dónde vale la pena invertir y dónde no.

 

5. Tiempos y eficiencia operativa: cuánto se aprovechan tus recursos

 

Duración real de las consultas y tiempos de espera

Otro aspecto clave es entender cómo se está usando el tiempo dentro del centro. Algunos datos que conviene revisar:

• Duración promedio de las consultas (lo que se agenda vs. lo que realmente ocurre).
• Tiempo de espera promedio de los pacientes antes de ser atendidos.
• Horas de agenda disponibles vs. horas efectivamente ocupadas.

Estos datos pueden parecer difíciles, pero muchas veces bastan registros sencillos o preguntas puntuales a tu software actual para obtenerlos.

 

Ejemplos de decisiones que nacen de este reporte

Si ves que siempre te atrasas 10–15 minutos por paciente, quizás estés agendando bloques demasiado cortos. Eso genera estrés para ti, malestar para el paciente y una cadena de atrasos que impacta todo el día.

Si descubres que hay muchas horas libres en ciertos días, podrías replantear el calendario: concentrar atenciones, abrir nuevos servicios en horarios más demandados o ajustar la carga del equipo.

 

Mirar tu centro como “máquina de tiempo”

Cada sala, cada profesional y cada bloque horario son recursos valiosos. Un reporte mensual de tiempos te ayuda a ver dónde se están aprovechando bien y dónde se están desperdiciando, sin caer en la sensación subjetiva de “estamos a full” o “no paramos en todo el día”.

 

6. Calidad percibida y plan de mejora: que tus datos se conviertan en acción

 

Medir la experiencia del paciente de forma simple

No todo son números duros. También es importante medir cómo perciben los pacientes el servicio. No necesitas una encuesta compleja; puedes empezar con algo muy sencillo:

• Una pregunta tipo NPS: “¿Qué probabilidad hay de que recomiendes este centro a un familiar o amigo?”
• Un espacio breve para que comenten qué les gustó y qué mejorarían.

Revisar estas respuestas una vez al mes ayuda a detectar problemas que no aparecen en los reportes numéricos: trato en recepción, claridad en las indicaciones, tiempos de comunicación, etc.

 

Convertir los reportes en un momento de gestión mensual

El objetivo de esta guía no es que acumules datos, sino que una vez al mes tengas una “reunión contigo mismo” o con tu equipo para mirar:

• Atenciones del mes.
• Ingresos y gastos.
• Uso de agenda e inasistencias.
• Origen de pacientes.
• Tiempos y eficiencia.
• Comentarios de pacientes.

Con esa foto delante, siempre debería salir al menos una pequeña acción para el mes siguiente: ajustar horarios, mejorar un mensaje, probar un recordatorio, revisar un gasto, etc. Ese ciclo de mejora continua es lo que diferencia a los centros que crecen de los que solo “sobreviven”.

 

Cómo puede ayudarte MentoresTech a montar estos datos y reportes

Si todo esto te parece valioso pero complejo de armar solo, ahí es donde entra MentoresTech. Podemos ayudarte a:

• Definir qué datos tiene sentido medir en tu caso particular.
• Diseñar plantillas y tableros simples (en tu software actual o en herramientas adicionales) para ver estos reportes sin enredarte.
• Capacitar a tu equipo para que registren la información de forma correcta y sin agregarles más carga.
• Instalar un hábito mensual de revisión y decisiones basadas en datos, no solo en sensaciones.